Начальник административного отдела, канцелярии, делопроизводства

Подготовка проведения совещаний (в том числе в формате видеоконференции) в холдинге, ведение протоколов/стенограмм заседаний, совещаний, встреч.
Согласование протокола и формулировок решений с руководством.
Регистрация, доведение протокола и решений до участников совещаний и исполнителей.
Формирование распорядительной документации.
Ведение делопроизводства. Договорная работа: ведение переговоров с контрагентами, заключение/расторжение договоров, контроль исполнения, составление претензий;
Подготовка локальных нормативных актов: положения, приказы, регламенты.
Претензионная работа по дебиторской задолженности.
Работа в программе электронного документооборота "Первая форма".
Взаимодействие с компаниями, входящими в холдинг, в том числе находящихся в регионах.

Руководство отделом в 15 человек, в том числе:
Организация работы канцелярии:
- Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.
- Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
- Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов.
Руководство деятельностью секретариата:
- Организация, координация и контроль секретарей, курьеров, водителей.
Организация работы АХО:
- Организация проведение ремонта помещений.
- Обеспечение подразделений предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем.
- Организация работы со службами арендодателя. подбор персонала;
Обеспечение качественного ведения документооборота согласно правилам компании (корреспонденция, договоры, бухгалтерские документы, внутренние заявки и т.п.).
Отсутствие потерь документов при пересылке, передаче и согласовании.
Обеспечение и контроль фиксации всех поступающих звонков в компанию и территориальные офисы в системе 1С.
Сохранение достигнутого уровня качества работ по организации командировок для сотрудников компании (гостиницы, билеты). Контроль и оптимизация затрат.
Поддержание на должном уровне всех клиентских зон в компании (переговорные, зоны приема посетителей).
Участие в проекте внедрения системы менеджмента качества по нормам ISO.
Договорная работа: ведение переговоров с контрагентами, заключение/расторжение договоров, контроль исполнения, составление претензий;
Подготовка локальных нормативных актов: положения, приказы, регламенты.
Претензионная работа по дебиторской задолженности;
Консультация по трудовым вопросам: применение дисциплинарных взысканий, увольнение.
Мониторинг дебиторской задолженности, анализ материалов и контроль претензионно-исковой работы;
Проведение мероприятий по проверке кандидатов на вакантные должности компании, проверка действующих сотрудников компании;
Проверка предприятий и компаний на добропорядочность;
Проведение мероприятий по контролю над соблюдением внутреннего распорядка компании, соблюдением режима работы сотрудниками, соблюдением конфиденциальности и неразглашения коммерческой информации.
Работа с договорами ОВО, ЧОП, осуществляющих охрану объектов компании;
Проведение проверок в целях выявления причин и условий, способствующих нанесению экономического ущерба предприятию;
Исполнение поручений руководства.