Помощник руководителя/Менеджер по документообороту

МОЙ ОПЫТ И ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ: (совокупно):
- 12+ лет успешного опыта работы в многопрофильных компаниях (производство, торговля, услуги, недвижимость).
- 5+ лет опыта в административно-хозяйственной сфере, в том числе большой опыт организации материально-технического обеспечения офиса компании, HR-поддержки сотрудников, ведения переговоров и построения эффективного взаимодействия на всех уровнях менеджмента.
- Большой опыт обеспечения офиса всем необходимым для полноценной работы офиса, закупка товаров и услуг (продукты, канцтовары, оборудование, мебель, техника, подарки и т.д.).
- Взаимодействие с поставщиками услуг (курьерские и почтовые службы, аутсорсинговые компании). Поиск новых поставщиков при необходимости.
- Административная поддержка офиса: ведение делопроизводства, планирование и организации встреч, поездок, командировок, корпоративных мероприятий.
- Опыт работы с первыми лицами организации.
- Ведение и управление документооборота компании: согласование документов; составление графиков работы (в том числе графика отпусков сотрудников), ведение реестра документов.
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, первичная бухгалтерия, составление аналитических справок.
- По поручению руководителя согласование отдельных вопросов с работниками структурных подразделений, доведение до них указаний и распоряжений руководителя; контроль исполнения указаний и распоряжений, в том числе контроль работы персонала административно-хозяйственного отдела (секретари, уборщицы, подсобный рабочий, водители).
- Формирование бюджета для текущих административных расходов и оплата счетов.
- Сильные стороны: высокая степень вовлеченности в работу, продуктивность, умение расставлять приоритеты и эффективно использовать имеющиеся ресурсы, системный подход к решению задач, самостоятельность в поиске вариантов решения той или иной задачи.
- Владею навыками работы с программными продуктами: MS Office (Word, Excel), СРМ

КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ НА ТЕКУЩЕМ МЕСТЕ;
- Продажа международных бизнес-премий
- Ежедневный обзвон клиентов (теплая база), создание сделки, ведение сделки до момента закрытия
- Предоставление отчетности
- Работа в Битрикс24
Клиенты - руководители и топ-менеджмент крупного и среднего бизнеса

- Договорная работа;
- Деловая переписка;
- Организация и ведение делопроизводства: сбор, учет, систематизация и хранение документации;
- Общение с блогерами

- Прием заявок, принятие новых клиентов от отдела продаж, ведение клиента, допродажа услуг.
- Прием и обработка входящих/исходящих документов.
- Документальное оформление заявок и заказов, сопровождение сделки (контракты, доп. соглашения).
- Контроль документооборота и взаиморасчетов с поставщиками.
- Обработка документации от поставщиков, проверка документов на соответствие требованиям законодательства.
- Проведение переговоров с существующими клиентами компании, подготовка ответов на запросы и реагирование на различные инициативы клиентов.
- Регулярная информационно-статистическая поддержка отдела и других вовлеченных в процесс сотрудников.
- Решение административных вопросов.
- Решение проблемных ситуаций и оперативных запросов.

КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ:
— Ведение делопроизводства, учета и регистрации входящей/исходящей корреспонденции и документации, передача их руководителю.
— Подготовка аналитических и справочных материалов, сбор информации.
— Сопровождение государственных контрактов на производство и поставку одежды Заказчикам.
— Организация с «0» системы работы с маркетплейсом Wildberries (продажа складских остатков), процессов складской логистики для формирования поставок на склад Wildberries.
— Учет и ведение договорной работы, связанной с логистикой: поставки продукции заказчику.

АДМИНИСТРАТИВНАЯ ПОДДЕРЖКА РУКОВОДИТЕЛЯ И РАБОТЫ ОФИСА:
— Полная административная, информационная и организационная бизнес-поддержка руководителя.
— Планирование, организация и сопровождение рабочего дня руководителя (организация встреч, переговоров, совещаний и т.д.).
— Ведение Личного Календаря Руководителей на ежедневной основе (встречи, графики поездки).
— Предварительная проверка и контроль правильности составления документов, согласование договоров, предоставляемых на подпись Руководителю.
— Организация встреч руководителя и прием посетителей.
— Административная поддержка офиса (10 чел.): обработка входящих звонков, получение и отправка корреспонденции, бронирование переговорных.
— Визовая и travel-поддержка ТОП-менеджеров компании.

ПРАВОВОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ:
— Ведение документооборота в полном объеме по всем направлениям деятельности компании (МО, пгт Шаховская – магазин, хостел, сдача в аренду коммерческой недвижимости).
— Разработка проектов юридических документов, учет юридической документации.
— Ведение договорной работы, внесение изменений в учредительные документы юр. лиц, регистрация соответствующих изменений.
— Оформление разрешительной документации: лицензирование медицинской деятельности.
— Ведение кадрового делопроизводства, администрирование основных кадровых операций (прием, перевод, увольнение).
— Консультации сотрудников по организационно-правовым и другим юридическим вопросам.
— Систематизация бухгалтерской документации, открытие и закрытие расчетных счетов.
— Ведение переписки с частными лицами и организациями всех форм собственности.
— Взаимодействие с арендодателями и арендаторами в сфере объектов недвижимости.
— Участие в выездных проверках государственными органами юр. лица.

КЛЮЧЕВЫЕ ЗАДАЧИ И РЕЗУЛЬТАТЫ:
— Руководство отделом недвижимости (10 чел.).
— Организация и ведение делопроизводство по недвижимости: сбор, учет, систематизация и хранение документации.
— Ведение деловой переписки по вопросам согласования условий договоров.
— Ведение переговоров с контрагентами в процессе заключения и исполнения договоров.
— Представительство в государственных и муниципальных учреждениях.
— Сбор документов для заключения сделок, юридическое сопровождение сделок в простой письменной и нотариальной формах.
— Расчет заработной платы сотрудникам отдела недвижимости.
— Результат: Имела повторные обращения клиентов как результат ранее точно выполненной работы и большой удовлетворенности клиентов.

2006 – 2011 гг. Нотариус г. Москвы Сергеева Ж.Ш.
ПОМОЩНИК НОТАРИУСА
— Составление проектов доверенностей, договоров и пр. нотариальных действий.
— Ведение документооборота и делопроизводство в полном объеме.
— Организация приема посетителей и выездное обслуживание клиентов (центр И. И. Матвиенко, ФГУ «Российский научный центр «Курчатовский институт»).
— Обеспечение офиса всем необходимым для полноценной работы.
— Результаты: Увеличила поток клиентов в 2 раза за счет улучшения уровня качества обслуживания клиентов.
— Являлась единственным сотрудником, который работал с Курчатовским институтом в связи с ответственностью работы по данному направлению: в присутствии 20-ти руководителей отделов выполняла работу по оформлению нотариальных действий организации.
— Имею многочисленные благодарности от клиентов и руководства компании.