Помощник руководителя / Управляющий офисом

Отслеживание аукционов на поставку товаров. Контроль за расчетом целесообразности принятия участия. Контроль за подготовкой документации для подачи и участии в тендерах. Контроль за курированием контракта. Контроль за исполнением Государственного контракта. Разрешение конфликтных ситуаций. Работа с первичной документацией. Контроль оплаты задолженности. Планирование, ведение рабочего дня руководителя. Всесторонняя поддержка ведения делопроизводства компании. Телефонные переговоры с поставщиками. Закупки. Подбор персонала.

Поиск котировочных заявок, аукционов на поставку товаров. Расчет целесообразности принятия участия. Подготовка документации для подачи и участии в тендерах. Личное курирование контракта. Контроль за исполнением Государственного контракта. Выезд к клиенту, уточнение нюансов ассортимента продукции, особенности работы данного гос учреждения, согласование сроков и даты поставок. Личное присутствие при отгрузке товара, проверка и наличие. Разрешение конфликтных ситуаций. Работа с первичной документацией. Контроль оплаты задолженности.

Обеспечение офиса канцтоварами, водой, расходными материалами и определение потребностей, контроль затрат. Документооборот. Организация работы курьерскими службами. Контроль работы уборщицы. Оформление пропусков на въезд транспорта на территорию компании. Оформление пропусков на сотрудников. Озеленение офиса, уход за растениями. Планирование рабочего дня руководителя, оповещение руководящего состава о совещаниях, организация встреч и переговоров, подготовка материалов, взаимодействие с подразделениями компании,личные поручения генерального директора, прием/распределение звонков, корреспонденции, Организация корпоративных мероприятий. Поздравлений сотрудников. Организация бизнес-поездок руководителя (визовая поддержка, покупка билетов, бронирование отелей). Организация групп сотрудников на время проведения выставочных мероприятий на территории России и за ее пределами (отели, билеты, визы). Оформление приглашений для иностранных граждан. Взаимодействие с ФМС, арендодателем, цехом производства, ЧОП.

Обеспечение бесперебойной работы офиса, обеспечение офиса канцтоварами, водой, расходными материалами и определение потребностей,контроль затрат, своевременный заказ. Организация рабочих мест для новых сотрудников (столы/ПК, телефония), ведение отчетной документации по затратам на офис, документооборот, работа с первичной документацией (3 компании входящие в холдинг),
организация работы с курьерскими службами (контроль исполнения и соблюдения времени, отчетность), организация работы офисных водителей,
организация работы уборщицы, выполнение поручений руководящего состава компании, организация встреч, личные поручения генерального директора,
прием/распределение звонков, корреспонденции, чай/кофе гостям. Организация поздравлений сотрудников. Организация корпоративных мероприятий. Организация бизнес-поездок сотрудников (визовая поддержка, покупка билетов, бронирование отелей). Взаимодействие с арендодателем, ЧОП.

Работа с большим объемом документов. Печать государственной разрешительной документации на виды различной деятельности и ввода домов в эксплуатацию. Работа с учетными бланками, голограммами. Подготовка и сдача отчетности. Архивация документации. Работа с жалобами. Прием гражданского населения, юридических лиц, консультирование и прием документации. Взаимодействие с Администрацией района, Прокуратурой, Уголовным и Гражданским СУДами.

Консультирование клиентов по банковским продуктам, поддержка клиентов банка держателей пластиковых карт. Взаимодействие с филиалами банка. Обработка входящих звонков, взаимодействие с руководящим составом банка.